تحقیق طرح اتوماسيون اداري

تحقیق در مورد طرح اتوماسيون اداري

1- مقدمه

2- تعريف پروژه

3- اهداف پروژه

4- مراحل انجام كار

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشكيل كميته راهبري

3-4- شناخت و برنامه‏ريزي

4-4- برنامه زمان‏بندي سيستم اتوماسيون اداري

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازي

7-4-پشتيباني

5- اقدامات انجام شده (درصد پيشرفت)

6- پيوست‏ها

پيوست 1- گزارش ارزيابي نرم‏افزارها

پيوست 2- گزارش برنامه اجرايي

پيوست3- راهنماي كاربران - دبير

پيوست4- راهنماي كاربران - مدير

1- مقدمه

استفاده مناسب از فناوري‏هاي نوين و به خصوص امكانات فراهم‏ آمده در زمينه فناوري اطلاعات مي‏تواند هر سازماني را دچار تحول سازد.

استقرار سيستم اتوماسيون اداري و حذف مكاتبات كاغذي در حد ممكن نيز از جمله مواردي است كه نه تنها مي‏تواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازماني گردد، بلكه به ميزان قابل توجهي بهره‏وري كاركنان و مديران را نيز افزايش دهد. خوشبختانه نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري در وزارت صنايع و معادن با سرعت مناسبي در جريان مي‏باشد و علاوه بر دبيرخانه‏هاي مركزي، دبيرخانه فرعي در كليه معاونت‌ها تشكيل گرديده است و در سايربخش‌ها معاونت ديگر نيز در دست اقدام مي‏باشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سيستم اتوماسيون در سطوح مختلف آموزش ديده‎‏اند و غالباً در حال بكارگيري سيستم مي‏باشند. حدود 110 دستگاه PC جديد توزيع گرديده و روي 38 دستگاه موجود نيز سيستم اتوماسيون اداري نصب گرديده و در حال بهره‏برداري مي‏باشد. با توجه به پشتيباني مديران محترم وزارتخانه از سيستم اتوماسيون اداري مي‎توان اميدوار بود كه در آينده نزديك گردش‏نامه‏ها در وزارتخانه در حد بالايي با استفاده از سيستم مكانيزه اتوماسيون اداري انجام پذيرد.

2- تعريف پروژه

انتخاب، تأمين و راه‏اندازي سيستم رايانه‏اي دبيرخانه، بايگاني و پيگيري در سطح ستاد وزارت صنايع و معادن

3- اهداف پروژه

پروژه اهدافي تحت عناوين زير را دنبال مي‏نمايد :

• شناسايي نرم‏افزارهاي موجود در داخل كشور در زمينه اتوماسيون اداري

• پيشنهاد مناسب‏ترين نرم‏افزار جهت بكارگيري در ستاد وزارت صنايع و معادن

• تأمين نرم‏افزار

• نصب و راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري

• پشتيباني

راه‏اندازي سيستم اتوماسيون اداري داراي نتايجي تحت عناوين زير مي‏باشد.

• سامان يافتن امور دبيرخانه و بايگاني

• افزايش سرعت و دقت در گردش مكاتبات

• كاهش حجم بايگاني

• كاهش ميزان حجم جابجايي كاغذ در مكاتبات

• امكان پيگيري موارد و تهيه گزارشات آماري

4- مراحل انجام كار

براي انجام پروژه مراحلي تحت عناوين زير مطرح گرديده است :

1-4- انتخاب نرم‏افزار

2-4- تشكيل كميته راهبري

3-4- شناخت و برنامه‏ريزي

4-4- برنامه زمان‌بندي سيستم اتوماسيون اداري

5-4- آموزش

6-4- نصب و راه‏اندازي

7-4- پشتيباني

در ادامه توضيح مختصري از مراحل انجام كار ارائه مي‏شود.

1-4- انتخاب نرم‏افزار

براي تدارك نرم‏افزار مناسب اتوماسيون اداري فعاليت‏هاي زير انجام شده است :

• شناسايي وضعيت موجود وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري

• تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري

• شناسايي نرم‏افزارهاي اتوماسيون اداري موجود در بازار ايران و تعيين نرم‏افزارهاي كانديد

• تعيين شاخص‏هاي ضروري جهت ارزيابي نرم‏افزارهاي كانديد و امتيازدهي آنها

• ارزيابي نرم‏افزار كانديد

• نتيجه‏گيري و گزينش سه نرم‏افزار برتر

• انتخاب نهايي نرم‏افزار مورد نظر

اين مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گرديده و نرم‏افزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.

2-4- تشكيل كميته راهبري

اعضاي كميته راهبري در ارديبهشت ماه 81 مشخص گرديدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولين جلسه كميته راهبري در تاريخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گرديد و در مجموع پنج جلسه كميته برگزار گرديده است. كميته راهبري از افراد زير تشكيل گرديده است :

• معاونت اداري و مالي

• نماينده معاونت شوراي فناوري اطلاعات

• نماينده معاونت برنامه‏ريزي، توسعه و فناوري

• مدير كل امور اداري

• مدير كل تشكيلات و بودجه

• شركت ناظر

• گروه توسعه و پشتيباني شبكه

• نماينده واحدي كه نرم‏افزار در حال نصب در آن مي‏باشد.

مواردي كه در كميته راهبري مورد بررسي و بحث قرار گرفته است تحت عناوين زير مي‏باشد :

• تأمين سخت‏افزار مورد نياز براي راه‏اندازي سيستم

• تخصيص مكان براي دبيرخانه متمركز معاونت

• موانع موجود در زمينه نصب و راه‏اندازي سيستم

• پيشرفت پروژه و كارهاي در دست اقدام

• موانع موجود در زمينه آموزش كاركنان مرتبط با سيستم

• محدوديت‏هاي موجود در زمينه تداركات

• اولويت‏بندي انجام كار اتوماسيون

3-4- شناخت و برنامه‏ريزي

براي انتخاب نرم‏افزار مناسب و شناسايي محيط از نقطه نظر سخت‏افزار، نرم‏افزارهاي دبيرخانه موجود، محل‏هاي استقرار سيستم و نيازهاي مرحله نصب و راه‏اندازي فعاليت‏هايي تحت عناوين زير انجام گرديده است :

• شناخت اوليه براي انتخاب نرم‎افزار اتوماسيون اداري مناسب

• شناخت وزارتخانه براي برآورد نيازهاي مرحله نصب و راه‎اندازي

• شناخت هر معاونت جهت نصب سيستم

همان طور كه مشاهده مي‏شود براي انجام كار مطالعه و شناخت سازماني در سطوح مختلفي انجام گرديده است. در اولين سطح، شناسايي اجمالي وزارتخانه از نقطه‏ نظر امكانات موجود اتوماسيون اداري و تعيين نيازهاي وزارت صنايع و معادن در زمينه اتوماسيون اداري، امكان‏سنجي پياده‏سازي سيستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدي وزارتخانه از نظر سخت‏افزارهاي موجود، ساختار سازماني، شيوه‏هاي استقرار سيستم، موانع و مشكلات پيش‏روي پروژه مورد بررسي قرار گرفته و نيازهاي مورد نظر اعلام گرديده است. در مرحله نصب و راه‏اندازي سيستم‏ هر يك از معاونت‏ها كه براي نصب و راه‏اندازي سيستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردش‏كار، شيوه‏هاي ثبت نامه‏ها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبيرخانه، حجم نامه‏هاي وارده و صادره بررسي شده و نيازهاي سخت‏افزاري، نرم‏افزاري، آموزش مورد نياز مشخص گرديده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذيرفته و نيازهاي مرحله مدون گرديده است.

در زمينه برنامه‏ريزي مراحلي تحت عناوين زير انجام گرديده است :

• شناسايي فعاليت‏هاي مرحله نصب و راه‏اندازي

• تهيه و تدوين برنامه زمان‏بندي

• تهيه برنامه آموزش

• تهيه برنامه نصب و راه‏اندازي

فعاليت‏هاي شناسايي شده براي انجام پروژه به شرح زير مي‏باشد :

• مقدمات انجام كار

• تهيه برنامه آموزش

• تهيه برنامه نصب

• اعلام امكانات مورد نياز آموزش

• شناخت از نقطه نصب

• شناسايي افراد براي آموزش در نقطه نصب