جلوتر از زمان حركت كنيد
چكيده
اين مقاله فنون مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي‌دهد. تعيين اهداف كاري و شخصي، تحليل عوامل اتلاف وقت، كاهش وقفه‌ها و ايجاد تمركز، كار با برگه‌ها و اسناد، بايگاني مدارك، محيط كار مناسب، كنترل زمان تلفن و واگذاري يا تفويض بخشي از مسئوليت‌ها و اختيارات رئوس مطالب اين مقاله را تشكيل مي‌دهند.
1- مقدمه
آيا تا به حال احساس نكرده‌ايد مانند خرگوش سفيد در داستان آليس در سرزمين عجايب هستيد؟ ... هميشه در عجله‌ايد اما هرگز به آنچه كه مي‌خواهيد نمي‌رسيد. آيا شما هم ساعات طولاني كار مي‌كنيد ولي هميشه اين حس را داريد كه اهدافتان در حال گريز هستند؟
وقتي حمايت از كاركنان كاهش مي‌يابد فشار كار هجوم مي‌آورد و آنها مجبور مي‌شوند سخت‌تر، طولاني‌تر و سريع‌تر كار كنند. مديريت زمان و رويه واگذاري بخشي از وظايف كاري به همكاران، ديگر يك موضوع تجملي نيست. اين مهارت‌هاي اساسي ابقاء شده‌اند. افزايش معلومات و تجربيات و استفاده از روش‌هاي مديريت زمان باعث افزايش كارآيي و پيشرفت سريع و مستمر در محل كار مي‌شود.
2- تعيين اهداف
قبل از اين كه بخواهيد جزئيات مديريت زمان را مشخص نماييد، مي‌بايست به يك چشم‌انداز گسترده نگاه كنيد. پايه و اساس كار داشتن يك شناخت صحيح از اهداف و اولويت‌هاست. سپس به جاي آشفتگي و تغيير مسيرهايي كه باعث مي‌گردد از موضوع اصلي منحرف و در نتيجه نااميد شويد مي‌توانيد فعاليت‌هاي روزانه را براي پيشبرد اهداف تنظيم كنيد. وقتي اهداف را مشخص مي‌كنيد ويژگي‌هاي زير را در نظر داشته باشيد:
اهداف بايد مشخص، قابل اندازه گيري، دستيابي و زمان‌بندي باشند.
اهدافي را مد نظر قرار دهيد كه شما را در حد اعلاي انگيزه‌دهي قرار مي‌دهد و امكان بروز قابليت‌هايتان را فراهم مي‌سازد.
ضروري است كه از ابتدا با حس دستيابي به موفقيت شروع به فعاليت كنيد و اين امر تنها با تعيين اهداف در حيطه منابع، بودجه، چارچوب زماني و محدوديت‌هاي سازماني امكان پذير است. هنگامي كه اهداف كاري را مشخص كرديد آنها را در مقوله‌هاي ذيل سازماندهي كنيد:
اهداف بلند مدت (شش ماه تا يك سال)
اهداف ميان مدت (يك تا شش ماه)
اهداف كوتاه مدت (روزانه، هفتگي، ماهانه)
سه هدف اصلي را در هر مقوله به ترتيب اهميت بنويسيد. برگه اهداف را در دسترس بگذاريد و در آغاز و پايان هر روز كاري به آن مراجعه كنيد. آيا وظايفي كه به آنها معطوف شده‌ايد در راستاي اهداف توضيح داده شده است؟ آيا كمك مي‌كنند كه به اولويت‌هايتان برسيد و آنها را كامل كنيد؟ هميشه كارهاي اداري اضافي و غيرقابل پيش بيني كه به طور خودكار سر مي‌رسند وجود دارند. اما قسمت عمده روز كاري (در حدود ۸۰ درصد) بايد به فعاليت‌هايي كه مربوط به اهداف است، اختصاص پيدا كند.
اگر مي‌بينيد بخش عمده‌اي از وقتتان صرف كارهايي مي‌شود كه در رسيدن به اولويت‌ها كمك نمي‌كند يك ارزيابي مجدد و جدي ضروري است. به عقب برگرديد و عواملي را كه باعث اتلاف وقت مي‌شود شناسايي كنيد. راه‌هايي را جستجو نماييد كه اين مزاحمت‌ها را از بين مي‌برد و تلاش نماييد تا كارها را به صورت مناسب بين نيروهاي كاري تقسيم كنيد.
3- تحليل عوامل اتلاف وقت
اغلب اوقات اتلاف كننده‌هاي وقت، روز ما را به هم مي‌ريزند و مانع از اين مي‌شوند كه ما روي اهدافمان تمركز كنيم. در حالي كه با نااميدي احساس مي‌نماييد در زمان گير افتاده‌ايد با يك يا چند تغيير ساده مي‌توانيد عوامل اتلاف وقت را از بين ببريد. براي مدتي درنگ نموده و آنچه را كه مهمترين استفاده از وقتتان به حساب مي‌آيد، بررسي كنيد. سپس عامل ويژه‌اي را كه ممكن است در اين استفاده ترجيحي از وقت دخالت كند، مشخص سازيد.
3-1- مهمترين عوامل اتلاف وقت
جلسات غير ضروري
ميز يا محدوده كار نابسامان
تلفن‌هاي غيرضروري
صرف وقت زياد براي پاسخگويي به نامه‌ها
دسته بندي اوراق بيش از يك بار در روز و صرف زمان طولاني براي سازماندهي آنها
مشكل داشتن با تكنولوژي(اختلال در كار كامپيوترها)
صرف وقت زياد در ترسيم برنامه‌هاي كاري براي ديگران
اختصاص زمان طولاني به برنامه ريزي
اختصاص زمان طولاني به تحليل اشتباهات
اختصاص زمان طولاني به پروژه مستندسازي
تلاش بيهوده براي جلب توجه ديگران به كارهاي انجام شده
انجام كارهايي كه مي‌توان به ديگران محول نمود.
انجام كار بدون بازده در اوج خستگي
تغيير برنامه زمان بندي سفرها
تغيير اولويت‌ها به خاطر تغيير مديريت‌ها
ليست عوامل اتلاف وقت را بررسي و مواردي را كه با آن مواجه هستيد، علامت بزنيد. سپس مهم ترين آنها را از ۱ تا ۵ شماره گذاري كنيد. شماره ۵ نامناسب ترين وضعيت است.
شايد انرژي و حواس شما صرف جلسات غيرضروري و كارهاي اداري بي‌پايان مي‌شود. جلساتي را كه بايد در آن شركت كنيد، بررسي نماييد. بدون اين فرض خودكار كه حضورتان در جلسات مورد نياز است، از مسئولان درباره نقشتان در جلسات سئوال كنيد. خواهيد ديد كه اغلب اوقات حضورتان ضروري نيست. هم چنين بپرسيد آيا امكانش هست جلسات را بعدازظهرها برگزار كنند تا صبح‌ها را براي كاري كه فكر خلاق مي‌خواهد، كنار بگذاريد. به عنوان يك شركت كننده فعال در جلسات دستور و اهداف جلسه را خواستار شويد.
ممكن است بخش عمده‌اي از وقت تان صرف خواندن و پاسخ دادن به نامه ها (به خصوص نامه‌هاي الكترونيكي) شود. از همكارانتان درخواست كنيد كه رونوشت همه نامه‌ها را برايتان ارسال نكنند، مگر آن كه اطلاعات آنها مستقيماً مربوط به شما باشد. هم چنين به آنها بگوييد به نامه‌اي پاسخ نمي‌دهيد مگر اين كه واقعاً نياز به پاسخ داشته باشد. پيشنهاد كنيد فرستنده‌هاي نامه‌ها بيشتر از جزئيات، روي محتوا و چارچوب زماني براي پاسخگويي تمركز نمايند و مهم‌تر از همه اين كه قاعده‌اي براي بررسي نامه‌ها بگذاريد. به عنوان مثال بيشتر از يك بار در روز سراغ نامه‌ها نرويد. البته در برخي مواقع اين امر امكان پذير نيست. اما اين اصل را تعيين كنيد تا مطمئن شويد كه فرايند افكارتان دائماً با مانع مواجه نمي‌شود. گاهي اوقات ساده‌ترين تغييرات يك اثر عميق دارد.
فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش )
تعداد صفحات : 25