به جز 76 صفحه فايل Word، فايل PDF مطالب مورد نياز اين فايل و آموزش نرم افزار به تعداد 200 صفحه در فايل موجود است.

فصل اول    1
حسابداري مكانيزه    1
ساختار کلی هر نرم افزار مالی    2
فصل دوم    4
نرم افزار مالي پژواك    5
بخش 1 – نصب نرم افزار    5
بخش 2 – گردشي در برنامه    6
مراحل كار به اختصار    7
تشريح روش كار    8
1. معرفي انبار    8
روش ايجاد انبار    8
2 . معرفي بخش    8
روش ايجاد بخش    9
روش ايجاد كالا / خدمات    10
3 . معرفي فروشندة عمده    13
روش ايجاد شخص جديد    13
گروه بندي اشخاص    15
4 . خريد كالا از فروشنده (حميد رضائي) و پرداخت وجه بصورت اعتباري    15
5 . معرفي يك صندوق براي قرار دادن وجه نقد دريافتي از مشتري (صندوق 1 )    17
6 . فروش تلويزيون به يك مشتري به نام علي حسيني و دريافت وجه بصورت نقدي    18
7 .بررسي نتايج كارهاي انجام شده    21
فصل سوم    24
مراحل كار    25
1. معرفي يك حساب جاري (بانك) جديد    25
2 . انجام تسويه حساب    25
چاپ چك    26
3 . بررسي نتايج انجام كار    27
نكاتي در مورد كار كردن با بانكها    28
نحوه كار    30
وارد كردن هزينه ها و درآمدهاي    32
1 . ايجاد نوع هزينه به نام “آب بها“    32
2 . وارد كردن هزينة آبونمان اين ماه    32
3 . بررسي نتايج عمليات    33
روش انجام كار    33
بررسي نتايج    34
فروش قسطي    35
چك / سفته/ سند ضمانت    36
توليد و قيمت تمام شده    37
مروري بر ساير قسمتهاي برنامه    39
تنظيم كردن پارامترهاي سيستم    41
گزارشها و نمودارهاي آماري    45
روش بستن سال مالي    46
گزارش گيري از سالهاي مالي گذشته    46
پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات    47
روش پشتيبان گيري    47
حافظه هاي فلش (ديسكهاي فلش)    47
شروع به كار با برنامه  (سند افتتاحيه)    48
نحوه وارد كردن اطلاعات اوليه (سند افتتاحيه)    49
فصل سوم    51
نمونه تبديل حسابداري دستي به مكانيزه    52
سایر اطلاعات    54

ساختار کلی هر نرم افزار مالی
هر کدام از قسمتهای آمده در نمودار فوق را تشریح مینماییم:
1- ورود اطلاعات پایه: اطلاعات پایه شامل آن دسته از اطلاعاتی میشوند که ساختار مالی یک واحد تجاری را را برای نرم افزارها روشن میکنند. به عبارت دیگر اطلاعاتی هستند که برای یک بار در سیستم رایانه ای وارد می شوند. این بخش از هر نرم افزار مالی ممکن است در نرم افزارهای مختلف متفاوت باشد. مثلاً امکان دارد در یک نرم افزار به شکلی اطلاعات پایه را نظیر: تعریف دوره مالی، تعریف گروه حسابها(دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه)، تعریف سرفصل حسابها (کل، معین و تفصیلی) و ماهیت آنها(بدهکار و بستانکار)، تعریف مانده ابتدای دوره حسابها، تعریف نام و شماره انبار، تعریف کالاهای سرگروه و زیرگروه و نوع کالاها، تعریف معیارهای سنجش، تعیین سطح حداقل و حداکثر موجودیها، تعریف قیمت خرید و فروش کالاها یا مواد، تعریف اشخاص (بدهکاران، بستانکاران، سرمایه گذاران، شرکا و ...) و ... وارد نمود که با نرم افزار دیگر متفاوت باشد ولی به طور کلی هر نرم افزار این بخش را داراست و در هر نرم افزار به گونه ای میتوان این قسمت را انجام داد.
2- ثبت اطلاعات جاری: اطلاعات جاری نیز اطلاعاتی هستند که میتوان آنها را به صورت روزانه در سیستم کامپیوتری وارد نمود. اطلاعات جاری همان رویدادهای روزانه مالی هستند که به محض اتفاق افتادن، میتوان آنها را در نرم افزار ثبت نمود. از اطلاعات جاری میتوان به موارد زیر اشاره نمود:
ثبت اسناد حسابداری، دفاتر روزنامه، کل و معین، ویرایش اسناد(حذف، اصلاح و یا اضافه)،قطعی کردن اسناد، ورود و خروج کالاها، برگشت از خرید و برگشت از فروش، ثبت ضایعات، جابجایی کالاها و مواد بین انبارها، ثبت اوقات کار کارکنان، و ... . این بخش یعنی ثبت اطلاعات جاری نیز ممکن است در نرم افزارهای مختلف، متفاوت باشد.
3- گزارشات: همانطور که از نام این ساختار از ساختارکلی نرم افزار مالی روشن است، این بخش وظیفه گزارشدهی را طبق اطلاعات جاری ثبت شده در سیستم کامپیوتری، به عهده دارد.گزارشهای یک نرم افزار مالی ممکن است شامل موارد ذیل شود:
گزارش دفاتر روزنامه، کل، معین و تفصیلی، صورتهای سود و زیان و ترازنامه، موجودی بانک و نقدینگی، پرداختها، دریافتها، هزینه ها و درآمدها، حقوقها، وامها، چکهای دریافتی و پرداختی و موعد سررسید آنها، موجودی کالاها و انبار، کارتکس تعدادی و ریالی انبار (کارتکس کالا کارتی است شامل مشخصات و اطلاعات مربوط به ورود و خروج و همچنین مانده یک کالا میباشد)، صورتحساب اشخاص، فاکتورهای خرید و فروش، گزارشهای نموداری و آماری و سایر گزارشها.
4- مدیریت سیستم: این بخش وظیفه انجام تنظیمات قسمتهای مختلف نرم افزار مالی را بر عهده دارد. شامل: تعریف و یا تغییر کد عبور و شماره سریال، تعیین محدوده دسترسی کاربران، تعریف پیش فرضها، پشتیبان گیری(توانایی ارسال اطلاعات به حافظه خارجی)، بازخوانی پشتیبانها (توانایی دریافت اطلاعات از حافظه خارجی).





















فصل دوم




















نرم افزار مالي پژواك

بخش 1 – نصب نرم افزار

براي نصب نرم افزار بايد ويندوز 95 يا 98 يا  Meفارسي از جمله (پارسا 99 و پارسا 2000…) يا ويندوز XP  يا 2000 یا 2003 بر روي سيستم شما نصب شده باشد. پس از وارد شدن به ويندوز فارسي مراحل زير را انجام دهيد :
1.    CD را درون دستگاه بگذاريد و برنامة Setup را از درايو CD اجرا نمائيد.   
2.    در صفحة اول شما مي توانيد محل نصب نرم افزار را مشخص كنيد. دايركتوري پيشنهادي احتمالا“ C:\Program Files\Pejvak Co.\Pejvak Accountant است.در صورتيكه مي خواهيد برنامه در جاي ديگري به جز محل پيشنهادي نصب شود، دكمة Browse را بزنيد و دايركتوري ديگري را انتخاب نمائيد و دكمة Next را بزنيد. (برنامه را در ريشه درايو مثلا D:\ نصب نكنيد)
3. مرحله بعدي نحوة نصب برنامه را سؤال مي كند. اگر نحوة Typical با Compact را انتخاب نمائيد، برنامه بطور كامل بر روي سيستم نصب مي شود و اگر نسخة ديگري از برنامه قبلا“ در اين دايركتوري نصب شده باشدكلية اطلاعات آن پاك مي شود. اگر بار اول است كه اين برنامه را نصب ميكنيد، Typical را انتخاب كنيد و Next را بزنيد.اگر قبلا“ نسخه اي از برنامه را نصب كرده ايد و اكنون مي خواهيد دوباره آن را نصب كنيد طوريكه داده هاي قبلي از بين نرود، گزينة Custom را انتخاب نمائيد و Next را بزنيد. در صفحة ظاهر شده در كنار گزينة Database علامت تيك خورده است. تيك را پاك كرده و Next را بزنيد.
4. در صفحات بعدي دكمة Next را بزنيد تا برنامه بر روي كامپيوتر شما شروع به نصب نمايد. پس از نصب برنامه دكمة Finish را بزنيد تا از برنامة نصب خارج شويد.
5. براي اجراي برنامة حسابداري و برنامه هاي جانبي آن مي توانيد از منوي Start يا شروع وارد گروه Programs و آنگاه Pejvak Accountant شويد. برنامة حسابداري به نام Accountant با شكل زرد رنگ و برنامه  جانبي FixDB‚ را از اين محل مي توانيد اجرا كنيد.
براي سهولت كار نسخه اي از برنامة حسابداري به نام Accountant با شمايل زرد رنگ بر روي صفحة نمايش شما قرار گرفته است.
نصب نرم افزار در Windows XP يا Windows 2000:
نصب نرم افزار در محيط XP  مانند نصب آن در محيط هاي ديگر است فقط بايد در تنظيمات ويندوز، فارسي را انتخاب نماييد. در قسمت Start->Settings->Control Pannel   وارد شويد. سپس بر حسب نوع ويندوز شما يكي از گزينه هاي   Regional & Language Options  يا  Date,Time,Language     and Regional Options->Regional and Language Options   را انتخاب نماييد. در صفحه Languages -> Details زبان فارسي را اضافه کنيد و سپس در صفحات Advanced  و Regional Options گزينه Farsi  را انتخاب نماييد.
در هنگام وارد کردن نام کاربری و کلمه رمز دقت کنيد که در ويندوز XP برای تايپ "پ" بايد دکمه "\" و برای تايپ "ژ" بايد Shift + C را بزنيد.
6. برنامه را اجرا كنيد.

بخش 2 – گردشي در برنامه
در اين قسمت شما با استفاده از مثالهاي مختلف، به صورت عملي با قسمتهاي گوناگون برنامه آشنا مي شويد و نحوة انجام عمليات مختلف حسابداري را در اين نرم افزار مي بينيد.
توجه كنيد كه حسابداري پژواك هم توسط ماوس و هم توسط صفحه كليد قابل استفاده است. كاربران مسلط به كامپيوتر مي توانند براي بالا بردن سرعت كار خود فقط از صفحه كليد استفاده نماييد در حالي كه كاربران مبتدي احتمالا ترجيح مي دهند از ماوس و صفحه كليد تواما استفاده نمايند.
قبل از هر كار شايان ذكر است گفته شود كه وارد كردن اطلاعات در برنامه در اين مرحله صرفا“ جهت تمرين و آشنائي شما انجام مي شود و پس از پايان تمرينات لازم است جهت شروع كار واقعي تمام اطلاعات وارد شده پاك شوند. پس مراحل زير را براي تمرين انجام دهيد.
قبل از وارد كردن  هر گونه اطلاعات در برنامه مراحل زير را انجام دهيد.
1.    از منوي پرونده گزينة پشتيبان گيري را انتخاب نمائيد.
2.    در منوي باز شده “سال جاري“  را انتخاب نمائيد و تأييد را بزنيد.
3.    در قسمت “File Name“ كلمة Begin را تايپ كرده و Enter بزنيد. با اين عمل كلية اطلاعاتي كه در برنامه تا كنون موجود است (بانكهاي اطلاعاتي خالي) در پرونده اي به نام Begin.Bak بر روي كامپيوترتان بايگاني مي شود. پس از انجام تمرينات مي توانيد با استفاده از گزينة  “پرونده“  “بازيابي اطلاعات“  فايلهاي موجود در Begin.Bak را بر روي اطلاعات برنامة حسابداري كپي نمائيد تا بانكهاي اطلاعاتي دوباره مانند اين لحظه خالي شوند.
مثال 1 - : فرض كنيد شما مسؤول يك فروشگاه لوازم خانگي هستيد. در اين مثال شما مي خواهيد يك خريد و فروش را در برنامه ثبت كنيد. هدف خريد يك عدد تلويزيون پارس 21 اينچ از فروشندة عمده (مثلا“ آقاي حميد رضائي) به قيمت 000/750/1 ريال به صورت اعتباري و فروش آن به يك مشتري متفرقه به نام علي حسيني به صورت نقدي به قيمت 000/950/1 ريال مي باشد.
مراحل كار به اختصار
1.    معرفي يك انبار براي قرار دادن تلويزيون در آن به صورت موقت (اسم اين انبار را “انبار1“  مي گذاريم.)
2.    معرفي يك بخش كه سود حاصل از فروش تلويزيون به اين بخش اختصاص پيدا كند.(اسم اين بخش را “بخش1“ مي گذاريم).
3.    معرفي كالائي به نام “تلويزيون پارس 21 اينچ“.
4.    معرفي فروشندة عمده (آقاي “حميد رضائي“).
5.    خريد كالا از فروشندة عمده و پرداخت كردن وجه به صورت اعتباري (بدهكار شدن به آقاي رضائي).
6.    معرفي يك صندوق براي قرار دادن وجه نقد دريافتي از مشتري در آن (اسم اين صندوق را “صندوق1“ مي گذاريم.)
7.    فروش كالا به مشتري و دريافت وجه به صورت نقدي.
8.    بررسي نتايج حاصل از اين خريد و فروش بر موجودي صندوق، حساب اشخاص (بستانكاران) ، موجودي كالا و سود فروش كالا.


تشريح روش كار
1. معرفي انبار
در اين برنامه شما مي توانيد انبارهاي مختلفي براي قرار دادن اجناس درآن ايجاد كنيد. براي انجام عمليات خريد و فروش حداقل به يك انبار احتياج داريد.

روش ايجاد انبار
1.    از منوي كالا وارد منوي انبار شويد و گزينة جديد را انتخاب نمائيد.
2.    در پنجرة باز شده نامي را براي انبارتان انتخاب كنيد. مثلا  “انبار1“ و دكمة Enter را بزنيد تا وارد قسمت بعدي شويم.
3.    براي اينكه هر بار براي مشخص كردن انبار1 نياز به تايپ نام كامل آن نداشته باشيد مي توانيد يك نام اختصاري براي آن مشخص كنيد. مثلا“ نام اختصاري را عدد 1 وارد كنيد و دكمة Enter را بزنيد تا وارد قسمت كد شويم. قسمت كد را تغيير ندهيد و دكمة Enter را بزنيد تا وارد قسمت توضيحات شويم. دوباره دكمة Enter را بزنيد تا پنجرة ايجاد انبار بسته شود. انبار مورد نظر شما ايجاد شده است. در جواب سؤالي كه از شما   مي پرسد “آيا مي خواهيد انبار ديگري ايجاد كنيد؟“ جواب خير را انتخاب نمائيد يا دكمة Esc را بر روي صفحه كليد بزنيد.
براي اينكه از ايجاد انبار مطمئن شويد مي توانيد از منوي كالا  انبار اصلاح را انتخاب نمائيد. حال بايد مشخصات انبار ايجاد شده را ببينيد. دكمة Esc يا انصراف را بزنيد تا خارج شويم.
2 . معرفي بخش
در اين نرم افزار شما مي توانيد شغل خود را به بخشهاي مختلفي تقسيم كنيد. با استفاده از اين امكان شما مي توانيد سود بخشهاي مختلف شغل خود را در هر محدودة زماني محاسبه نمائيد.
مثلا“ ممكن است شما نمايندگي چند شركت مختلف را داشته باشيد و بخواهيد براي هر كدام يك بخش ايجاد نمائيد تا سود حاصل از هر نمايندگي را جداگانه بدست آوريد.
يا مثلا كارمندان يا بازاريابهايي داشته باشيد كه حقوقشان به صورت درصدي ازسود كسب شده توسط آنها محاسبه شود، در اين صورت براي هر كدام بخشي معرفي نماييد تا بتوانيد سود هر كدام را به صورت جداگانه محاسبه كنيد.
براي استفاده از نرم افزار حداقل بايد يك بخش داشته باشيد. اگر شغل شما كوچك است يا به   گونه اي است كه نمي توانيد آن را بخش بندي نمائيد بايد يك بخش مثلا“ به نام “مركزي“ ايجاد نمائيد.

روش ايجاد بخش
ايجاد بخش بسيار شبيه ايجاد انبار است :
1.    از منوي بخش، جديد را انتخاب نمائيد.
2.    در پنجرة باز شده نام بخش را در قسمت بخش وارد نمائيد. مثلا “بخش 1 “ . با دكمة Enter به قسمت نام اختصاري برويد و نام اختصاري بخش را عدد “1“ وارد كنيد. چند بار ديگر Enter بزنيد تا پنجره بسته شود و بخش ايجاد شود. در جواب سؤالي كه مي پرسد “آيا مايل به ايجاد بخش ديگري هستيد؟“، جواب خير را انتخاب نمائيد يا دكمة Esc را بزنيد. براي اطمينان از ايجاد بخش مي توانيد از منوي بخش گزينة اصلاح را انتخاب نمائيد.بايد مشخصات بخش ايجاد شده را در ليست مشاهده نمائيد. دكمة Esc يا انصراف را براي بسته شدن پنجره انتخاب نمائيد.
مرحلة 3 : معرفي كالائي به نام “تلويزيون پارس 21 اينچ“ :
هر كالا يا خدماتي كه بخواهد توسط شما خريد و فروش شود ابتدا بايد در قسمت كالا معرفي شود. براي معرفي كالا مراحل زير را انجام دهيد :
كالا شامل كليه اجناس مي شود كه بايد ابتدا خريداري شوند و سپس در صورت موجود بودن به فروش برسند. در محاسبه سود كالا قيمت فروش آنها منهاي قيمت خريد مي شود.
 اما خدمات شامل سرويسهايي است كه موسسه شما ارائه مي دهد يا دريافت مي كند و واژه موجودي در مورد آنها بي معناست. خدمات نيز مي توانند در طي يك فاكتور عينا مثل كالا خريداري و فروخته شوند. چنانچه خدمات خريداري شود، كل مبلغ آن هزينه تلقي مي شود و چنانچه خدمات فروخته شوند كل مبلغ آن درآمد (سود) است. چند نمونه از خدمات متداول عبارتند از:  حمل و نقل، كرايه، اجرت، بهره و …


روش ايجاد كالا / خدمات
1.    از منوي كالا گزينة جديد را انتخاب نمائيد.
2.    قسمتهاي مختلف پنجرة باز شده را به شرح زير پر نمائيد:
2-1 . در قسمت نوع “كالا“ را انتخاب نمائيد. در اين قسمت مي توانيد به جاي كالا، خدمات را نيز انتخاب نمائيد.
2-2 . نام كالا را وارد نمائيد : “تلويزيون پارس 21 اينچ“. اين نام ، نامي است كه در فاكتورها و گزارشها ظاهر مي شود. با دكمة Enter به قسمت بعدي برويد.
2-3 . در قسمت نام اختصاري ، يك نام مختصر براي كالا وارد نمائيد. هنگامي كه مي خواهيد به كالائي مراجعه نمائيد، مي توانيد به جاي نام كامل آن كه ممكن است طولاني و يا تركيبي از انگليسي و فارسي باشد ، از نام اختصاري آن استفاده نمائيد. نام اختصاري بايد يك كلمة منحصر به فرد در تمام كالاها و خدمات باشد. نام اختصاري را “ پارس21“ بنويسيد و براي رفتن به قسمت بعدي Enter را بزنيد.
2-4 . مي توانيد به كالاهاي خود كد بدهيد كه براي مراجعة سريع به كالاها به جاي نام آنها از كدشان استفاده نمائيد. اگر مي خواهيد از كد گذاري استفاده نمائيد ، كد مورد نظر براي اين كالا را در قسمت كد وارد نمائيد. كد كالاها بايد منحصر به فرد باشد.اگر از سيستم كد استفاده نمي كنيد به جاي كد از نام اختصاري كه به خاطر سپردن آن آسانتر است استفاده كنيد و با دكمة Enter اين قسمت را رد كنيد.
چنانچه از دستگاه باركد استفاده مي كنيد، قسمت كد را به صورت زير وارد كنيد:
•    اگر كالاي مورد نظر داراي برچسب باركد ميباشد، باركد خوان را بر روي آن بگيريد تا كد خوانده شده از دستگاه باركدخوان در اين قسمت وارد شود.
•    اگر كالاي مورد نظر داراي برچسب باركد نمي باشد و شما مي خواهيد خودتان براي آن جنس برچسب باركد چاپ نماييد، يك كد عددي منحصر به فرد در اين قسمت وارد نماييد يا اين قسمت را خالي بگذاريد تا سيستم به صورت اتوماتيك يك كد منحصر به فرد به آن بدهد.
 2-5 . در قسمت انبار بايد نام انباري را كه به طور پيش فرض اين كالا را در آن قرار مي دهيد، مشخص نمائيد.براي انتخاب كردن انبار كافيست نام اختصاري آن را در قسمت انبار وارد نمائيد. عدد “1“ كه نام اختصاري “انبار1“ است را تايپ نمائيد. همچنين اگر بخواهيد مي توانيد انبار را از بين انبارهائي كه تا كنون معرفي كرده ايد از ليست انتخاب نمائيد. براي اين كار مي توانيد دكمة   ↓ را   بر روي صفحه كليد بزنيد يا با استفاده از ماوس دكمة”…” را كليك كنيد. ليست انبارها ظاهر مي شود. با استفاده از ↑ يا ↓ انبار مورد نظر را انتخاب نمائيد و Enter را بزنيد. پس از مشخص كردن انبار با دكمة Enter به مرحلة بعدي (واحد شمارش) برويد.
2-6 . واحد شمارش كالاي خود را از ليست انتخاب كنيد. اگر واحد شمارش مورد نظر شما در ليست پيش بيني نشده، واحد مورد نظرتان را تايپ كنيد. براي اين كالاي بخصوص واحد “دستگاه“ يا “عدد“ را تايپ كنيد. با دكمة Enter به قسمت “نوع واحد“ برويد.
2-7 . اگر واحد انتخاب شده ، خرده داشته باشد ، (مثلا“ واحد متر كه مي تواند 5/2 متر يا 7/3 متر باشد) “اعشاري“ و در صورتيكه واحد مورد نظر خرده ندارد (مثلا“ واحد “عدد“ يا “بسته“ يا …) “صحيح“ را انتخاب نمائيد. Enter را بزنيد تا وارد قسمت بعدي شويم.
2-8 . در قسمت واحد شمارش عمده مي توانيد واحد بزرگتري را براي خريد و فروش عمده مشخص كنيد.مثلا“ ممكن است واحد شمارش عدد و واحد عمده جين يا بسته يا … باشد. در مورد تلويزيون واحد شمارش عمده را نيز “عدد“ قرار دهيد. در اين صورت هر دو واحد يكي خواهند بود. با Enter به مرحلة بعد برويد.
.
.
.
.
روش بستن سال مالي
قبل ازبستن سال مالي حتما از صحت اطلاعات خود مطمئن شويد. براي اين كار با برنامه FixDB  (فصل 5) بانكهاي اطلاعاتي را تعمير كنيد. سپس به برنامه وارد شويد و از منوي پرونده، كپي اتوماتيك، تست بانكهاي اطلاعاتي را بزنيد.  بعد از داده هاي خود پشتيبان گيري نماييد.
از منوي پرونده، سال مالي جديد را انتخاب نماييد، گزينه سال مالي جديد را تيك بزنيد و نامي را به سال مالي گذشته اختصاص دهيد (مثلا 1383) و تاييد را بزنيد. بستن سال مالي ممكن است چندين دقيقه طول بكشد، منتظر بمانيد.

گزارش گيري از سالهاي مالي گذشته
چنانچه پس از بستن سال مالي از گزارشات استفاده نماييد، اين گزارشها اطلاعات سال جاري را نمايش مي دهند. براي ديدن اطلاعات سالهاي گذشته، پنجره گزارش را ببنديد، از منوي گزارش، انتخاب سال مالي (Ctrl+F9)را بزنيد و سال مورد نظر را انتخاب نماييد. ازاين پس هر گزارشي را كه باز نماييد، اطلاعات سال انتخاب شده را نمايش مي دهد.
توصيه مي شود در صورتي كه حجم كارتان زياد است هر 6 ماه يك بار و اگر حجم كارتان زياد نيست هر 1 سال يك بار حتما سال مالي را ببنديد.
پشتيبان گيري و بازيابي اطلاعات
روش پشتيبان گيري
از منوي پرونده، پشتيبان گيري  را انتخاب كنيد، سال مالي مرد نظر را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده مسير فايل پشتيبان (اينكه فايل در كجا ذخيره شود) را انتخاب نماييد. در اين مرحله شما مي توانيد فلاپي درايو  يا ديسك فلش را انتخاب نماييد. محل پيش فرض پشتيبان گيري را در تنظيمات مي توانيد تعيين نماييد.
برنامه به صورت اتوماتيك به فايل پشتيبان يك اسم، نمايش دهنده ماه، روز و ساعت پشتيبان گيري مي دهد.
تاييد را بزنيد تا فايلها كپي شود.
چنانچه معمولا بر روي هارد ديسك پشتيبان گيري مي كنيد، بهتر است در درايوي غير از درايوي كه برنامه در آن قرار دارد و غير از درايوي كه ويندوز در آن نصب شده است پشتيبان گيري نماييد.
بازيابي اطلاعات از فايل پشتيبان (اين مورد را فقط در زمان حادثه بايد استفاده نماييد!)
چنانچه به هر دليلي اطلاعات اصلي كامپيوتر شما از بين رفت و شما مجبور شديد از فايلهاي پشتيبان گيري شده استفاده نماييد، ازمنوي پرونده،بازيابي اطلاعات  را انتخاب كنيد. سالي را كه مي خواهيد اطلاعات آنرا برگردانيد انتخاب نماييد و تاييد را بزنيد. آخرين فايل پشتيبان سالم را انتخاب كنيد. برنامه اين اطلاعات را براي شما برمي گرداند.
پس از برگرداندن اطلاعات، كليه اطلاعات به اطلاعات لحظه پشتيبان گيري بر مي گردد و اطلاعات لحظه پشتيبان تا امروز پاك مي شود كه بايد مجددا آنها را وارد نماييد.

حافظه هاي فلش (ديسكهاي فلش)
بهترين ابزار براي ذخيره داده هاي شما حافظه هاي فلش هستند كه در حجم هاي 32‚ 64‚ 128 و 256 مگابايت موجود هستند و به راحتي به كامپيوتر شما متصل مي شوند‚ اطلاعات در آنها ذخيره مي شود و مي توانيد آنها را در جاهاي امني نگهداري نماييد. اين حافظه ها بسيار سبك، كم حجم، سريع و راحت هستند و برخلاف سي دي و فلاپي، احتمال خرابي آنها بسيار كم است.

شروع به كار با برنامه  (سند افتتاحيه)
حال كه كار با قسمتهاي مختلف برنامه را آموخته ايد و تمرينهاي لازم را انجام داده ايد بايد ابتدا كليه اطلاعات تمريني وارد شده در برنامه را پاك كنيد. براي اين كار همانطور كه در آغاز بخش دوم گفته شد مي توانيد با استفاده از گزينة “بازيابي اطلاعات“ از منوي “پرونده“ فايلهاي موجود در Begin.Bak را بر روي اطلاعات برنامة حسابداري كپي نمائيد تا بانكهاي اطلاعاتي دوباره مانند لحظه اول خالي شوند و يا با استفاده ازبرنامه FixDB (فصل 5) اطلاعات خود را پاك نماييد و  يا مي توانيد برنامه را مجددا در همين محل فعلي نصب نماييد.پس از خالي كردن بانكهاي اطلاعاتي بايد نتايج حاصل از فعاليت مؤسسه خود را در زمانهاي قبل از استفاده از اين نرم افزار‚ در برنامه وارد نماييد تا برنامه براي استفاده روزمره آماده شود. اطلاعاتي كه بايد در ابتداي استفاده از نرم افزار در برنامه وارد شوند عبارتند از:
•    مانده حسابهاي افراد (ميزان بدهي / طلب افراد مختلف)
•    موجودي اوليه بانكها
•    موجودي اوليه صندوقها
•    موجودي اوليه كالاها
•    اسناد دريافتي (مانند چكها و …) وصول نشده
•    اسناد پرداختي پاس نشده
•    سرمايه اوليه سرمايه گذاران
وارد كردن اين اطلاعات به معني وارد كردن سند افتتاحيه مي باشد.
توجه: اگر مؤسسه‚ شركت و يا مغازه خود را تازه افتتاح كرده ايد احتمالا بسياري از اين اطلاعات صفر هستند  و نيازي به وارد كردن ندارند.
نحوه وارد كردن اطلاعات اوليه (سند افتتاحيه)
1.    بخشهاي خود را معرفي كنيد. (در قسمت تنظيمات‚ بخش پيش فرض را مشخص كنيد)
2.    انبارهاي خود را معرفي كنيد. (در قسمت تنظيمات‚ انبار پيش فرض را مشخص كنيد)
3.    كالاهاي خود را معرفي كنيد.
4.     اشخاص (همكاران و مشتريان و افرادي كه زياد با آنها كار مي كنيد به خصوص آنهايي كه مانده حسابشان صفر نيست) را وارد كنيد. در قسمت معرفي اشخاص بايد ميزان بدهي / طلب اوليه هر فرد را وارد كنيد. (افرادي كه مانده حسابشان صفر نيست حتما بايد در اين مرحله معرفي شوند)
5.     بانكها (حسابهاي جاري ‚ پس انداز و …) را وارد كنيد. موجودي اوليه هر بانك را وارد نماييد. (در قسمت تنظيمات‚ بانك پيش فرض را مشخص كنيد)
6.     صندوقها را معرفي كنيد. موجودي اوليه هر صندوق را وارد كنيد. (در قسمت تنظيمات‚ صندوق پيش فرض را مشخص كنيد)
7.    از منوي پرونده گزينه سند افتتاحيه  را انتخاب نماييد.
•    اين عمل فقط بايد در ابتداي اولين سال مالي انجام شود. در ساير موارد به هيچ عنوان از اين گزينه استفاده نکنيد.
•    تمام اطلاعات اين صفحه بايد اطلاعات مربوط به يک لحظه باشد. بنابراين بهتر است که کل اطلاعات اين صفحه را همزمان وارد نماييد.  در اين پنجره شما بايد در صفحات مختلف ، موجودي اوليه صندوقها، موجودي اوليه بانکها، بدهي / طلب افراد را وارد کنيد. 
1-    در صفحه صندوق، ليست صندوقها را مي بينيد. بر روي هر صندوق كليك كرده و موجودي همين لحظه آن را در جعبه پايين جدول وارد نماييد. براي انتخاب صندوق بعدي و قبلي مي توانيد از دكمه هاي F7 و F8 استفاده كنيد. جمع كل موجودي صندوقها در زير نوشته مي شود.