تحقیق در مورد مديريت اسناد

كليات

اگر مروري به دوره هاي گذشته داشته باشيم ميبينيم كه پادشاهان براي انتقال پيامهاي خود از نامه و نامه رسان (پيك) استفاده مي كردند و بر اساس گفتگوها و مذاكرات قرارداد و سندهايي را تنظيم و امضاء مي كردند كه بعدها به عنوان سند نگهداري مي شد به مرور كه نقش علم مديريت و اقتصاد و ديگر علوم در زندگي اجتماعي بيشتر آشكار گرديد ، سازمانها گسترش يافتند و تبادل نامه ها و اسناد بيشتر و بيشتر شد تا اينكه درسي به نام طرز نگهداري و حفاظت اسناد در دانشگاهها مطرح گرديد .

اگر بخواهيم به اهميت مديريت اسناد در سازمانهاي بزرگ امروزي بيشتر پي ببريم ، لازم است بدانيم كه يك سازمان به صورت مجموعه اي متشكل و اجزاء به هم پيوسته است كه عملكرد هر يك از اجزاء به روي كل سيستم تأثير مي گذارد . بنابراين اگر مديريت اسناد بر اساس معيارهاي منطقي و علمي استوار نگردد ، نمي توان شاهد حركت موزون و همگون همة قسمتهاي سازمان به سوي هدف واحد باشيم . لذا با توجه به اهميت مكاتبات اداري وسهم بزرگ آن به پيش بردن هدف لازم است به اصولي كه رعايت آنها باعث گردش صحيح كار و افزايش كارايي سازمان مي شود ، توجه گردد .

گردش مكاتبات و اسناد اداري : اصول گردش مكاتبات كه بخشي از مديريت اسناد است شامل : ايجاد ، مراحل گردش ، بايگاني مكاتبات و در پايان امحاء (از بين بردن) اوراق غير ضروري مي باشد . بنابراين لازم است نسبت به هر يك از مراحل ياد شده آشنايي كافي داشته باشيم .

تعريف مديريت اسناد : مديريت اسناد عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه هاي لازم براي تسريع و سهولت دستيابي به مكاتبات ، اسناد و مدارك مورد نياز از مرحلة ايجاد نامه تا از بين بردن اوراق زائد .

شاخه هاي مديريت اسناد :

1-مديريت ارسال ومراسلات : به مجموعه روشهاي عملياتي كه براي نگهداري ، تنظيم و طبقه بندي اسناد به منظور سهولت و تسريع مراجعه به آن صورت مي گيرد گفته مي شود . بنابراين لازم است بايگاني اسناد و مدارك سازمان بر اساس اصول منطقي و صحيح نگهداري شود .

2-مديرت فرمها : در صورتيكه فرمهاي مختلف در سازمان بر اساس اصول و ضوابط علمي استوار و مورد استفاده قرار گيرد عمليات اجرايي در تمام سطوح سازمان به طور يكنواخت جريان خواهد يافت . نتيجة اجراي مديريت فرمها الف)حذف فرمهاي غير ضروري و تكراري ب)درآميختن فرمهاي مشابه ج)ايجاد و بكاربستن مشخصات يكنواخت و مطلوب براي جنس ، رنگ و چاپ فرمهاي سازماني مي باشد .

3-مديريت گزارشها : از وظايف عمدة سازمان جمع آوري اطلاعات جهت استفادة مديران در سطوح مختلف سازماني مي باشد . بكارگرفتن اصول مديريت گزارشها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع آوري و نگهداري شود .

4-مديريت مكاتبات : هدف ايجاد مديريت مكاتبات عبارت است از :

الف) اصلاح كيفيت نامه هاي اداري

ب) ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح در مكاتبات اداري

ج) بكاربردن روشهاي جديد در اداره كردن نامه ها

د) تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع مجموعه نامه هاي يكسان

5-مديريت دستورالعملها : هدف از اين شاخه از مديريت اسناد ايجاد شيوه هاي قابل اطمينان كه با استفاده از آن بتوان به كلية اطلاعات مربوط به قوانين و دستورالعملهاي موجود در مورد هر موضوعي دست يافت  .

تعريف سند : الف) تعريف سند از نظر لغوي

  ب) تعريف سند از نظر علمي

 تعريف لغوي سند : سند در لغت به معني تكيه گاه يا هر چيزي كه در مراجعات بعدي بتوان بدان استناد كرد .

تعريف علمي سند : تعريف علمي سند از نظر اداري ، حقوقي و قضايي و از نظر سازمان اسناد ملي ايران متفاوت و داراي معاني گوناگوني ميباشد كه ذيلاً بدان اشاره ميگردد.

سند از نظر ادري و بايگاني : عبارت است از هر نوع مدرك يا سابقه اي كه به صورت مكتوب در يك سازمان توسط كاركنان آن در حدود و وظايفشان ايجاد ، دريافت و يا صادر شده باشد سند اداري گويند (مانند نامه هاي اداري ، نقشه ها ، نمودارها ، نوار ، فيلم )

سند از نظر حقوقي و قضايي : سند از نظر حقوقي يكي از وسايل اثبات حق است و به موجب مادة 1284 قانون مدني ايران عبارت است از «هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناده باشد » منظور از نوشته يا خط ، علامتي است كه در روي صفحه خود را نشان دهد و بيان كنندة پيام يا مفهوم خاصي باشد .

سند از نظر قانون سازمان اسناد ملي ايران : عبارت است از كلية مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عكسها و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه ، در يافت يا صادر شود كه از لحاظ اداري  ، مالي ، اقتصادي ، سياسي اسناد ملي ايران داراي ارزش نگهداري دائمي باشد .

ارزش اسناد : ارزش در مفهوم كلي درجه اهميتي است كه اشياء و افكار در رفع نيازهاي فردي و اجتماعي دارد و از نظر اقتصادي معيار تعيين كنندة اهميت اشياء و خدمات مي باشد . همچنين ارزش اسناد مي تواند اداري ، مالي ، حقوقي ، تاريخي و علمي باشد .

فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش )

تعداد صفحات : 43