مديريت اثربخش جلسات (ادارات ، شرکتها و مدارس)
امروزه عواملي چون بزرگ شدن سازمانها، پيچيدگي ساختار و فعاليتهاي آنها، افزايش متغيرهاي محيطي تاثيرگذار و... مديران را ناگزير كرده است. براي انجام بهتر وظايف و اداره موثر سازمان، از ساير اعضا كمك بگيرند. بدين‌منظور، مديران معمولاً جلساتي را تشكيل مي‌دهند و با همفكري و تعامل درمورد موضوعهاي مطرح شده به تبادل اطلاعات مي‌پردازند يا تصميماتي را به صورت گروهي اتخاذ مي‌كنند. تشكيل جلسات نه تنها منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصميمات مطلوب مي‌شود بلكه تا اندازه زيادي به بهبود ارتباطات و درك متقابل واحدها از همديگر نيز كمك مي‌كند. البته موارد مذكور درصورتي صادق است كه جلسات نيز همانند ساير فعاليتهاي سازماني از مديريت مناسب برخوردار باشد وگرنه تشكيل جلسات نه تنها به بهبود كارايي و كارآمدي سازمان كمك نخواهدكرد بلكه به‌عنوان يك غده سرطاني موجب اتلاف منابع و ايجاد تضادهاي درون سازماني خواهدشد. در مقاله حاضر ابتدا تعريفي از جلسه ارائه مي‌شود، سپس انواع جلسه و اركان جلسه همراه با وظايف آنها تشريح خواهدشد در نهايت ضمن معرفي موانع و مشكلات جلسات، توصيه‌هايي را نيز براي اثربخشي جلسات ارائه خواهيم كرد.
تعريف جلسه
اگرچه تعاريف به ظاهر متفاوت از جلسه ارائه شده است با اين حال، اين تعاريف از اركان مشتركي برخوردارند. جلسه را مي‌توان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدفهاي مشترك هستند و ارتباطات (شفاهي و يا كتبي) را وسيله اصلي نيل به اين اهداف قرار مي‌دهند (هينز: 1372). به عبارت ديگر، جلسه گروهي از افراد واحدهاي مختلف سازمان است كه براي انجام وظايف سازماني مشخص به‌طور موقت يا دائم دور هم جمع مي‌شوند(2001(VENTERS FELICIA:.
انواع جلسه
جلسات متفاوتي در سازمانها برگزار مي‌شود. گاهي هدف از جلسه تبادل اطلاعات و گزارش‌دهي است، گاهي توجيه و قانع كردن ديگران براي انجام كار و گاهي تصميم‌گيري درمورد يك مساله است. دويل و استراوس جلسات را به چهار نوع زير تقسيم مي‌كنند: (دويل، استراوس:( 1375)
1-جلسه حل مساله: عبارت حل مساله براي افراد گوناگون معني مختلفي دارد. مشكل به موقعيتي اطلاق مي‌شود كه نتوان آن را تغيير داد. مشكل مي‌تواند شامل ابهام درمورد يكسري مقررات جديد، نداشتن نام براي محصول و... باشد، آنچه اهميت دارد اين است كه وضعيت موجود بايد تغيير يابد. تا تمايلي به تغيير نباشد، مشكل حل نخواهدشد. يك جلسه حل مساله زماني خوب جواب مي‌دهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد.
-2 جلسه تصميم‌گيري: جلسه حل مسائل، جلسه برخورد با مساله است و الزاماً تصميم‌گيري نيست. درحالي كه در يك جلسه تصميم‌گيري فشار براي تصميم‌گيري نهايي است. اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبي پيروي مي‌كند، جلسه بايد تصميم‌گيرنده نهايي داشته باشد. در اين جلسات تعداد اعضاي گروه نبايد كمتر از 15 نفر باشد، تشكيل جلسه با حضور 30 نفر هم امكان‌پذير است. قبل از هر جلسه بايد اطمينان حاصل شود كه همه افراد از نحوه تصميم‌گيري آگاه هستند و آن را قبول دارند. در برخي از موارد مديران قبل از تشكيل چنين جلساتي، تصميم را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به‌طوري صوري استفاده مي‌كنند. در چنين مواردي بهتر است به جاي جلسه تصميم‌گيري يك جلسه استفاده از اطلاعات تشكيل شود و مدير تصميم خود را بگيرد.
فرمت فایل : Word ( قابل ویرایش )
تعداد صفحات : 32