عنوان                      صفحه

چكيده

مقدمه

فصل1: پايگاه داده چيست؟.......................... 1

يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات...................... 1

ركوردها و فيلدها...................................... 2

جداول و پايگاههاي داده................................ 2

دونماي Datasheet و Forms ................................. 3

شروع Access............................................ 4

بازكردن پايگاه داده نمونه Northwind...................... 5

پنجره Data base.......................................... 6

نوارهاي ابزار Access................................... 7

پسوند نام فليل هاي Access.............................. 8

فكر كردن در مورد فيلدها............................... 8

ويژگي Online Help........................................ 9

به كارگيري دستيار Office................................. 9

به كارگيري كادر Ask a Question براي دريافت كمك............. 10

استفاده از پنجره Help جهت دريافت كمك................... 10

استفاده از Online Help در كاردهاي محاوره.................. 12

بستن يك پايگاه داده.................................... 12

بستن Access............................................. 12

فصل 2: ايجاد پايگاهاي داده در Access............... 13

عنوان                                             صفحه

توليد يك پايگاه داده جديد و خالي....................... 13

انتخاب جدول نمونه...................................... 13

انتخاب فيلدها......................................... 14

تغيير دادن نام فيلدها.................................. 15

تعيين كليد اوليه....................................... 16

وارد كردن داده ها در جدول............................. 17

تغيير پهناي ستونها....................................... 19

سوئيچ كردن به نماي Design............................... 20

توليد ايندكس.......................................... 21

فصل 3 تصحيح پايگاههاي داده Access................. 24

تغيير و حذف ركوردهاي يك پايگاه داده.................... 24

نوع داده (Data Type).................................... 26

تغيير نوع داده ها...................................... 28

اضافه كردن فيلدهاي جديد به يك جدول.................... 29

تغيير دادن ترتيب فيلدهاي يك جدول....................... 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده روي فلاپي ديسك................ 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده Access روي ديسك............... 32

فصل 4: كارآمد كردن پايگاههاي داده................ 33

مرتب كردن ركوردهاي جدول............................... 33

ذخيره كردن قواعد مرتب سازي در قالب يك معيار............ 35

فيلتر كردن ركوردهاي يك جدول............................ 37

ذخيره كردن قاعده يك فيلتر در قالب يك معيار.............. 40

عنوان                                             صفحه

توليد يك معيار با استفاده از يك ويزارد................ 41

اضافه و حذف كردن فيلدها در يك معيار................... 44

يافتن داده ها.......................................... 45

فصل 5: كار با فرمها.............................. 47

توليد فرم با استفاده از ويزارد Form................... 47

گشت و گذار در نماي Form................................ 50

كاركترهاي جانشين در فيلترها  و معيارها................... 53

توليد فرمي با فيلدهاي كامل............................ 54

به كارگيري يك فرم جهت توليد ركوردهاي جديد.............. 55

تصحيح جانمايي و محتواي فرمها............................ 56

فصل 6: كار با گزارشها............................ 63

اولين گزارش ........................................... 63

ويژگي AutoReport........................................ 63

گزارش گروه بندي Grouped Report........................... 65

تصحيح گزارش........................................... 69

نماي report Design ......................................... 70

خواص گزارشها.......................................... 70

قالب بندي فيلدهاي يك گزارش............................ 71

توليد زير مجموع براي گروه ها........................... 75

محاسبه مقادير مجموع در كل گزارش......................... 76

چکیده

منت خدای را که مرا فرصت دادتا بجویم وحقیقتها را بیابم.

آژانس مسکن، طرحی است که به افراد یاری می رساند تا در امر فروش ،رهن،اجاره،خرید به صورت گسترده  و   جامع و همراه با آمارگیری دقیق روبرو شوند . در سالهای اخیر این کار بصورت دستی انجام می گرفت و  بایگانی

می شد که از نظر حجم، مشکلاتی را به همراه  داشت  اما  امروزه  با  پیشرفت علم این کار کامپیوتری شده است و انجام  هر کاری را برای افراد آسانتر کرده است ، لذا جهت طراحی آژانس مسکن،از نرم افزار  اکسس استفاده شده است  که طی فصلهای گفته شده چگونگی ایجادو نحوۀ فراگیری ،دیتابیس، فرم ،کوﺋیری و.......... توضییح داده شده است .

در خاتمه بر خود واجب می دانم که سپاس خود را به حضور دوستانی که در تهیه این اثر مرا تشویق و یاری
 نموده اند تقدیم نمایم.

فصل 1

پايگاه داده چيست؟

يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات

هر پايگاه داده مجموعه اي از اطلاعات مربوط به يك عنوان يا موضوع خاص مي باشد. اين مجموعه معمولاً به نحوي سازماندهي مي شود كه كاربر بتواند:

        ·آيتم هاي اطلاعاتي دلخواه خود را در آن دريابيد.

        ·آيتم هاي جديدي را كه با آنها مواجه مي شويد، به آن اضافه كنيد.

پايگاههاي داده الزاماً در كامپيوتر نگهداري نمي شوند. براي مثال كتابچه هاي آدرس و فهرستهاي تلفن پايگاههاي داده اي هستند كه روي كاغذ ثبت شده اند  (هر چند ممكن است افراد بسيار معدودي آنها را پايگاه داده بنامند)

اما نگهداري يك پايگاه داده در كامپيوتر، باعث تسهيل و تسريع فرآيند دست كاري اطلاعات موجود در آن

مي شود. براي مثال با بكارگيري يك فهرست تلفن (چاپ شده روي كاغذ) به راحتي مي توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختيار داشتن نام آنها پيدا كنيد. اما عكس اين موضوع صادق نبوده و يافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسيار دشوار خواهد بود.

اما با استفاده از يك فهرست تلفن كامپيوتري اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بيشتري مي توان دريافت كرد. همچنين با استفاده از چنين فهرست تلفني نام تمام افرادي كه در يك خيابان بخصوص زندگي مي‌كنند يا تمام افرادي كه نام كوچك آنها Paul مي باشد، را به راحتي پيدا كرد.

پايگاههاي داده كامپيوتري انعطاف پذير هستند. بدين معني كه روشهاي بسيار متعدد و متنوعي را براي كار كردن با اطلاعات (حتي مقادير بزرگي از اطلاعات) تدارك مي بينند. نرم افزار Microsoft Access نمونه اي از سيستمهاي مديريت پايگاههاي داده (برنامه هايي كه امكان توليد و مديريت پايگاههاي داده در كامپيوتر را فراهم مي كنند)

ركوردها و فيلدها

معمولاً اطلاعات موجود در يك پايگاه داده، به كوچك ترين اجزا تقسيم مي شوند. هر يك از اين اجزا در فيلد مخصوص به خود قرار مي گيرد. براي مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در يك پايگاه داده كاربر،

 نمي تواند تمام اطلاعات هر فرد را در يك فيلد واحد، نظير آنچه در زير نشان داده شده است را وارد نمايد.

بلكه به طور طبيعي هر قطعه از اطلاعات را در فيلد جداگانه ثبت مي كند تا امكان تشخيص و تميز دادن آنها از يكديگر فراهم شود.

جداول و پايگاههاي داده

به مجموعه اي از ركوردها، جدول گفته مي شود. چنانچه يك پايگاه داده تنها حاوي يك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پايگاه داده خواهد بود. در اين مهارت ICDL تنها با پايگاههاي داده سرو كار دارد كه حاوي يك جدول هستند. تنها چيزي كه بايد در مورد دسته اي از پايگاه داده كه حاوي بيش از يك جدول هستند بدانيد،‌ اين است كه Access امكان ايجاد آنها را فراهم مي كند.

هنگامي كه با هزارها يا صدها هزار ركورد سروكار داريد، بحث به كارگيري يك سيستم مديريت پايگاههاي داده پيش مي آيد. براي مثال چنان چه از كامپيوتر خواسته شود، تنها ركوردهايي را (از ميان صدها هزار ركورد موجود در پايگاه داده) استخراج كرده و نمايش دهد كه نام خانوادگي (فيلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستي (فيلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز مي شود، مديريت پايگاه داده اين كار را با سرعتي فراتر از حد تصور و توانايي بشر انجام مي دهد.

اما سيستمهاي مديريت پايگاه داده فاقد «قوه درك مرسوم» مي باشند. براي مثال، چنان چه اطلاعات را در فيلدهاي صحيح وارد نكرده  باشيد، سيستم مديريت پايگاه قادر به تصحيح اين اشتباه نخواهد بود.